Allestimento o Scenografia?

Scopri perché il tuo allestitore continua a proporti allestimenti quando hai bisogno di creare una vera e propria scenografia.

Francesco senti, su richiesta del cliente, ho chiesto un preventivo anche a tizio per quell’evento… C’è una differenza abissale! 

Tu hai inserito una marea di voci, dal sottobicchiere dorato alla cornice dorata, mentre lui di fatto mi propone, a partire dallo stesso rendering, 5 voci.

Che succede? Vuoi mica farmi la cresta? Io queste cose non te le ho chieste.

Quello che ti ho appena riportato è parte di un dialogo che ho avuto con Maria (fammela chiamare così) un’event planner, nei giorni scorsi a proposito di un evento per cui mi ha chiesto una quotazione. Considera che io e lei già lavoriamo insieme ed abbiamo realizzato tanti eventi di successo eppure questa volta nonostante Maria sappia bene come lavori si è trovata a dover soddisfare la richiesta del cliente: parlare con tizio che è un amico.

Maria non appena lo ha saputo mi ha chiamato immediatamente per dirmi che sta volta avevo un concorrente e che il cliente voleva avere un preventivo ultra dettagliato. 

Era preoccupata.

Era preoccupata che l’allestitore indicatole dal cliente non fosse in linea con i suoi standard.

Era preoccupata perché questo tizio qua si è presentato con fare approssimativo dicendole “ma che vuoi che sia, io faccio xxx fiere all’anno”.

Era preoccupata perché coordinare un gruppo di persone non abituato a gestire la realizzazione di un certo tipo di eventi da luogo a casini che distruggono l’immagine dell’event planner.

Giustamente era preoccupata.

Dopo tanti anni di fatica e stress per tenere un profilo di alto livello non voleva mica inciampare. 

Maria giustamente ha iniziato a vedere il peggior scenario possibile non conoscendo la capacità dell’allestitore che il suo cliente gli aveva indicato…Cercava di autoconvincersi che vista l’importanza del cliente che gli aveva fatto il nome di tizio anche tizio fosse di un certo livello.

Era quasi convinta quando poi ha ricevuto il mio preventivo.

Tra il mio preventivo e quello di tizio c’era una differenza oltre che economica una differenza di dettagli importante: io consideravo tutto quanto per la creazione della scenografia atta a contestualizzare l’evento mentre tizio forniva tutto per a malapena una festicciola per i bimbi della scuola.

Maria, inizialmente, ha reagito con la chiamata di cui ti ho riportato il dialogo in breve… poi è stata lei stessa a dire “cavolo Fra questo pensa che si stia organizzando la festa di compleanno di mio figlio che è alla scuola materna?”

Ebbene si, quando poi ho visto il preventivo sono rimasto basito.

C’erano giusto 5 indicazioni in croce senza nessun dettaglio tecnico strutturale, nessuna osservazione sulle caratteristiche dei materiali, nessuna garanzia. 

Per carità ci può stare di essere sintetici nelle descrizioni ma non a questi livelli. Roba che ti devi immaginare anche il colore del sottobicchiere.

Dirai bene ok ma alla fine il cliente ha indicato tizio a Maria…

Ti interrompo perché ti faccio la stessa considerazione che ho fatto a lei: il cliente avrà anche ragione ma faresti guidare la tua macchina da una persona ubriaca anche se tua amica?

Bene la risposta è la stessa anche in questo caso: No!

Sicuramente avrebbe potuto presentare tante diverse soluzioni ma se Tizio ha scelto di presentare una quotazione senza dettagli è perché pensava di avere una posizione di favore ma posizione che ben presto si è ribaltata.

Si perché di fatto la chiamata, di cui ti ho riportato un pezzo in apertura dell’articolo, ha poi avuto un seguito in cui abbiamo coinvolto anche il cliente.

Ovviamente per realizzare un evento, e tu lo sai meglio di me, è necessario far si che l’attenzione al dettaglio sia superiore al massimo: deve essere superlativa. 

Questo vuol dire che si deve considerare ogni cosa ed ogni sfumatura e vista dal mio punto di vista, quello dell’allestitore di eventi, il lavoro è pari a quello di uno scenografo. Scenografo che chiamo in causa spesso e volentieri per disegnare le ambientazioni e armonizzarle con l’obiettivo che si vuole perseguire.

Ovviamente non è un semplice allestimento.

Non si tratta di fornire 100 sedie, 20 tavoli, 500 piatti relativi bicchieri e via dicendo. No!

Si tratta di mettere in piedi una vera e propria scena a mo dei migliori teatri o set cinematografici. 

In giro vedo di tutto. Dall’allestimento complesso rovinato da dettagli di bassa qualità all’allestimento minimale che contrasta con quanto l’event planner aveva ipotizzato e chiesto.

Spesso gli allestitori cannano di brutto la realizzazione ma con il contorno si mette una pezza ma troppo spesso, parlo per esperienza, a rimetterci sono gli event planner.

Ci rimettono economicamente perché il cliente poi chiede uno sconto sul saldo o non paga il saldo.

Ci rimettono sopratutto in immagine, quella che negli anni hanno costruito con una fatica bestiale.

Vedi bene che ciò che è a rischio è la tua immagine, il tuo portafogli, la tua attività.

Sappi che puoi scegliere di:

— continuare ad affidarti a chi pensa che facendo un preventivo minimal e sfruttando la sua posizione “vicina” al tuo cliente abbia il portafoglio tranquillo 

— o decidere di affidarti a chi ha deciso di fare dell’allestimento per eventi la sua professione sviluppando il metodo RLA con la formula ZeroSorprese® dove grazie a 2 briefing tecnici da 4 ore e un affiancamento fin dalle fasi preliminari ti sosterrà nella realizzazione di un evento indimenticabile.

Scrivimi su francesco@s-up.it

GetUp StandUp!