Scopri come il fornitore di allestimenti sia determinante nella riuscita dei tuoi eventi al punto tale che se ti affidi a quello sbagliato la tua reputazione ne risenta al punto tale che ogni evento rischi di diventare l’ultimo.
In questi giorni sto preparando l’allestimento per un grande evento.
Grande in termini di comunicazione mediatica.
Grande per l’impegno che ha richiesto all’event planner.
Grande per l’attenzione al dettaglio.
Grande per la rischiosità che un errore sulla scelta del dettaglio può comportare per tutti: dal marchio, all’event planner a me allestitore.
Eppure questo grande evento nonostante la sua grande rischiosità sta facendo dormire sonni tranquilli all’azienda, all’event planner ed anche a me.
Sento già che dici “va bene chissà da quanto tempo è programmato, le grandi aziende programmano tutto con un anno di anticipo”.
Hai ragione le grandi aziende programmano tutto con largo anticipo eppure sai quando ho avuto l’incarico? 7 giorni prima che l’evento si apra al pubblico.
Quindi di fatto a ridosso dell’evento.
Quando l’event planner mi ha chiamato per affidarmi l’evento, ricordo il suo tono preoccupato e sconfortato, ha esordito dicendo “Francesco aiutami, rischio tutto se qui va male. I miei 15 anni di carriera vanno a farsi benedire in una sola giornata e tutta per colpa di xxxxxx”.
Il suo tono era disperato e quando l’ho invitata da me ho capito perché.
Questo lavoro era stato affidato circa due mesi fa ad un mio “collega” il quale lo aveva preso fiutando la possibilità di ottenere una certa visibilità non prevedendo invece la rischiosità connessa alla gestione di eventi di una certa importanza mediatica e dove la mandante è un’azienda di un certo prestigio.
Quando l’event planner ha incontrato l’allestitore, lui non era minimamente preoccupato ed anzi era abbastanza tranquillo e possibilista. Nell’arco di 15 minuti il progetto presentato dall’event planner era, o meglio sembrava, essere diventato esecutivo ed eseguibile.
Insomma nessun ostacolo, nessuna preoccupazione, sopratutto nessuna variazione su quanto presentato.
Sicuramente sono cose che si verificano e possono verificarsi quando il progetto è realizzato non solo sul lato della creatività pura ma anche sul lato tecnico strutturale.
Spesso infatti i progetti hanno tanta creatività ma si scontrano poi con la realtà strutturale, ma questo è un altro articolo.
Comunque già da li io ho storto il naso specialmente vedendo il progetto: un insieme meraviglioso dal punto di vista estetico creativo.
Quanto realizzabile?
Quasi al 90% ma con una complessità elevatissima, insomma è come se Bernini nello studio dell’effetto ottico del colonnato di Piazza San Pietro non avesse coinvolto chi tagliava le colonne.
Sicuramente l’effetto non sarebbe stato lo stesso.
Eppure in un solo briefing di scarsi 15 minuti l’event planner aveva avuto feedback positivo alla realizzazione.
Era lui stesso stupito. E lo credo bene.
E’ il progetto della sua carriera di Event Planner, quello con cui si svolta raggiungendo un nuovo livello. Ciò che sembra più assurdo è che questo progetto nel giro di qualche settimana sia passato da realizzazione di un sogno ad incubo.
Si infatti a distanza di 15 giorni dall’evento, quando mediamente tutti gli allestitori prendono in mano realmente i progetti, il progetto ha iniziato ad essere non eseguibile.
Colui che ho definito prima come mio “collega” ha chiamato l’event planner dicendogli che avrebbe dovuto rivedere tutto.
Tutto quanto? Si proprio tutto quanto. Non si poteva realizzare. Ovviamente puoi immaginare come l’event planner abbia reagito, oltre alla rabbia. La prima domanda è stata “come fai a contraddirti se un mese fa mi hai detto che era eseguibile?”
Ecco quindi l’arrampicarsi sugli specchi dell’allestitore avanzando scuse del tipo “ma sai le strutture non reggono…tizio non ha quel materiale disponibile… etc…”.
La domanda successiva che l’event planner si è posto è stata ed io ora come faccio a 15 giorni dall’evento a dire al cliente che il progetto che mi ha approvato non si può realizzare?
Dove finisce la mia credibilità?
Mamma mia altro che svolta di carriera.
So bene che anche tu ti sei trovata più di una volta in una situazione simile anche con il tuo fornitore di allestimenti ed è per questo che, con la stessa dinamica con cui ho aiutato questo event planner voglio aiutare te.
In questo caso ho risolto la problematica a l’event planner e nei prossimi giorni troverai le foto sui miei canali social consentendole di avere la svolta che voleva per la sua carriera.
Per evitare che situazioni come queste si ripetano ho ideato il metodo RLA che grazie alla formula ZeroSorprese® prevede grazie a 2 briefing tecnici da 4 ore di analizzare il progetto del tuo evento fin dalle fasi iniziali per far si che la realizzabilità dell’allestimento sia certa fin dall’inizio.
Diffida da chi dice sempre si ai tuoi progetti in genere infatti o non ha la minima idea di come fare o ti farà fare una magra figura che rischierà di compromettere la tua carriera di event planner.
Se vuoi evitare anche solo di correre il rischio scrivimi su francesco@s-up.it